Service Desk, Gestionale per Centri di Assistenza, CMMS e gestionale manutenzioni, Field Service Management, Mobile Workforce Managemen, Enterprise Asset Management... chiamalo come vuoi. Noi lo chiamiamo Appsistance.
Gestione completa dei dati anagrafici. Localizzazione geografica del cliente tramite Google maps, per garantire un’assistenza clienti veloce anche quando vi sono più sedi e diversi impianti. Definizione dei dati commerciali e informazioni di tipo amministrativo. Associazione di allegati. Possibilità di inserire più indirizzi per ciascun cliente differenziando l’indirizzo di ciascuna sede per tipologia.
L’anagrafica dei prodotti permette di classificarli e descriverli con il codice, una descrizione, ma anche gli attributi fisici e le caratteristiche di approvvigionamento, di prezzo, di stoccaggio oltre a consentire di allegare foto per una definizione più chiara e completa. Il software gestione assistenze consente in tal modo sia l’integrazione con il magazzino aziendale che la possibilità di verificare nel corso dell’intervento tecnico sia i ricambi che i materiali di consumo in tempo reale.
È possibile abilitare alcuni o tutti i propri clienti in anagrafica all’accesso ad un portale Web per l’inserimento di richieste d’intervento che andranno ad accodarsi automaticamente alla lista dei Ticket da evadere. Sempre attraverso il portale, il cliente ha la possibilità di monitorare lo status di lavorazione delle proprie richieste.
Con la configurazione di uno o più indirizzi email si possono stabilire dei canali diretti di comunicazione fra i clienti e i diversi team di assistenza.
I diversi indirizzi corrispondono ad altrettanti gruppi di lavoro. Questa suddivisione permette un’efficiente gestione della richiesta del cliente da parte del team preposto a gestire la specifica tipologia di assistenza.
Una volta presi in carico dal team di assistenza, la gestione della richiesta permette di tracciare le comunicazioni verso il cliente, di fare gli addebiti, di modificarne lo stato stesso. Tutte le operazioni effettuate rimangono memorizzate e consultabili anche una volta che la chiamata è stata chiusa diventando così un archivio storico delle richieste del cliente.
Gli ordini di lavoro consentono di pianificare data, ora di intervento e di indicare un responsabile e i suoi collaboratori. Interfacciati col calendario e la app di gestione del rapportino, consentono la gestione completa degli interventi presso i clienti.
I tecnici incaricati di un intervento possono ricevere sul loro smartphone i dettagli degli interventi da eseguire in modo efficiente e completo , rendendo superflue comunicazioni telefoniche o verbali.
Il gestore degli interventi può ricevere conferma o rifiuto da parte dei tecnici interessati all’invito spedito. Appsistance è un software gestione assistenze pensato per impiantisti e centri di assistenza che potrebbero necessitare anche di una gestione terzisti (contattaci per saperne di più).
Il calendario degli impegni (“meetings”) consente di avere una visione complessiva delle risorse impegnate con viste giornaliere, settimanali o mensili.
Google calendar permette una facile gestione degli appuntamenti e in generale dell’utilizzo delle risorse comuni quali sale riunioni, auto aziendali, attrezzature.
Unito alla funzione “meetings” permette la visibilità degli appuntamenti pianificati con viste giornaliere, settimanali o mensili.
Questo modulo consente di configurare in modo parametrico un elenco di domande la cui risposta può essere di tipo si/no, un testo, un numero, una scelta singola o multipla fra un insieme di possibili risposte e di associarlo ad un Ordine Di Lavoro per ritrovarlo nel rapportino da compilare all’atto dell’intervento. È possibile configurare una serie di checklist per associarle in modo opportuno alle diverse tipologie di intervento da effettuare.
Il tecnico che effettua un intervento dal quale scaturisce la necessità di sostituire pezzi non previsti o di effettuare interventi impegnativi, genera, su richiesta, il coinvolgimento del commerciale per redigere il preventivo d’intervento, indicando materiali e lavorazioni necessarie come specificato dal tecnico nel rapportino iniziale. Il preventivo accettato integra i dati dell’offerta nell’ordine di lavoro originale o ne genera uno nuovo.
Con una semplice interfaccia questa funzionalità consente di gestire le note relative agli interventi effettuati con spazi riservati alle osservazioni del cliente, gli orari di inizio e fine attività, le firme elettroniche del tecnico e del cliente oltre alla possibilità di immediato invio via email al cliente del rapportino stesso.
La memorizzazione delle ore inserite nei rapportini consentono una facile consuntivazione del tempo impiegato per svolgere un determinato lavoro che si può articolare anche su più interventi.
Questa funzionalità permette di gestire un elenco di materiali che il tecnico deve portare e/o utilizzare durante l’intervento. I materiali potranno eventualmente essere lasciati dal cliente per essere successivamente fatturati.
Grazie all’applicazione Mobyx la tradizionale timbratura con cartellino o badge viene superata. È possibile effettuare la timbratura presso i clienti con la rilevazione di una o più reti wifi predefinite o tramite geolocalizzazione su varchi di accesso predefiniti e con una tolleranza impostabile.
Inserire un contratto significa gestire tutte le informazioni di natura amministrativa e tecnica che regolano il rapporto fra cliente e fornitore definendo le tempistiche dei singolo servizio previsto durante la durata del contratto. Oltre alla data di inizio, di fine, del tempo necessario alla disdetta e al tipo di rinnovo, si gestiscono gli impianti/apparecchiature oggetto del contratto e i periodi in cui gli interventi su tali apparecchiature sono pianificati.
A fine contratto è gestito il rinnovo automatico con storicizzazione del contratto appena scaduto. La storicizzazione consente di mantenere l’integrità delle informazioni storiche legate al periodo contrattuale archiviato.
Per impianti si intendono apparecchiature di diversa complessità, da un semplice termometro ad un impianto di condizionamento o refrigerazione con molteplici componenti che devono essere elencati con le loro caratteristiche. Il modulo consente di descrivere nei dettagli le strutture più complesse per una completa definizione degli elementi oggetto della manutenzione periodica.
Per attrezzature si intendono strumenti, mezzi di trasporto e in generale ogni tipo di risorsa utilizzabile nel corso degli interventi, la cui disponibilità deve essere programmata per gestire in modo efficiente l’insieme degli interventi. Al pari delle risorse umane, l’impegno di ciascuna risorsa sarà visualizzabile nel calendario che permette la visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile di ogni tecnico/attrezzatura.
Lo schema degli interventi per ciascun periodo è definibile mese per mese associando al periodo gli impianti oggetto dell’intervento e il tipo di intervento. Una volta definito lo schema, la generazione degli Ordini Di Lavoro è automatica e si può effettuare per un insieme di clienti selezionato, per un cliente o tutti i clienti. Successivamente si procede alla loro pianificazione associando a ciascun ODL una data, una durata, un responsabile e i tecnici di supporto per ciascun intervento.
Col calendario è possibile avere una vista aggregata dell’impegno di ciascun tecnico e delle altre risorse configurate ( furgoni, attrezzature…).
I materiali di consumo e i componenti utilizzati come ricambi, possono essere caricati a magazzino con il processo che ha inizio dall’ordine a fornitore, passa per il carico del ddt di consegna che sarà controllato a fine mese con le fatture che i fornitori ci inviano per valorizzare il costo corretto. Il rapportino di intervento consente lo scarico dei prodotti utilizzati, generando su richiesta anche il Ddt (documento di trasporto) verso il cliente. Il magazzino fornirà la situazione di giacenza visibile sia al tecnico dalla sua App che all’amministrazione dal portale.
Il sistema gestisce magazzini multipli. Funzioni attive:
a) gestione degli acquisti e dei listini fornitore
b) gestione multi magazzino (magazzino centrale, periferici, furgoni)
c) gestione avanzata del magazzino: materiali di consumo e ricambi, possono essere movimentati con acquisti, vendite e trasferimenti interni definiti con specifiche causali di movimentazione (tipo acquisto, tipo vendita, conto visione, conto riparazione …)
d) gestione delle giacenze e delle disponibilità, programmi di visualizzazione dei movimenti di magazzino
Non sono compresi in questo modulo i sistemi di rilevazione mobili (lettori barcode) e le App specifiche per la gestione del Magazzino
In Appsistance una commessa può essere la realizzazione di un ordine cliente (nuova installazione o revisione) ma anche un servizio di manutenzione, in garanzia o a pagamento. La commessa viene associata ad un contratto di manutenzione, ad un ordine cliente, ad un ordine di lavoro o ad un documento di magazzino. I rapportini di intervento (valorizzati) vengono associati implicitamente alla commessa tramite gli ordini di lavoro.
Questo modulo consente di inserire budget di ricavo e costo, per voce di costo, per ogni commessa. I costi reali derivano dai rapportini di intervento, costi extra da contabilità e documenti di magazzino. Ciascun articolo valorizzato può essere associato ad una voce di costo permettendo di distinguere, ad esempio, manodopera, materiali e servizi.
Le voci di ricavo derivano dalle fatture. Il confronto fra ricavi e costi consente il calcolo del margine di guadagno.
Il modulo consente di programmare, rendicontare e valorizzare le attività e gli adempimenti normativi relativi a chi si occupa di manutenzione di apparecchi con gas fluorurati, dalla presa in carico all’invio a Unioncamere. F-GAS semplifica il modo in cui possono essere affrontati gli interventi. Riduce i costi e gli errori ed è un approccio già scelto da molte aziende del settore della refrigerazione.
È possibile gestire un pacchetto di minuti di assistenza prepagati e consumarli con i singoli interventi telefonici di assistenza addebitando i minuti spesi di volta in volta.
Modulo di valorizzazione rapportini con possibilità di definire diversi calendari di lavoro applicabili a situazioni/clienti diversi.
Questo modulo consente di stilare offerte di impianti o comunque con una struttura complessa.
Oltre alle funzionalità del modulo “offerte cliente” viene introdotto il concetto di “blocco“ di offerta. Il blocco serve per descrivere funzionalmente ed economicamente una parte specifica dell’offerta. I blocchi possono essere legati gerarchicamente fra di loro consentendo di gestire una struttura di blocco/sottoblocco.
Economicamente ciascun blocco può essere trattato indipendentemente dagli altri. Le righe componenti il singolo blocco possono essere prodotti, descrizioni, attrezzature, fotografie, consentendo una grande elasticità di preparazione offerta.
Questo modulo permette di:
Una specifica funzione di fatturazione provvederà a generare le fatture degli interventi e dei materiali consumati. I parametri di vendita impostati nel contratto stabiliscono le regole e i valori di fatturazione per quel contratto. I parametri impostati nel cliente stabiliscono le regole di fatturazione ed i listini da utilizzare per gli interventi fuori contratto.
Con produzione file XML! Già adeguato all’obbligo di Fatturazione Elettronica, Appsistance è in grado di produrre la fattura in formato XML per il Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, più l’invio della fattura di cortesia in formato PDF al cliente.
Il modulo scadenzario documenti, permette di gestire le scadenze dei vari documenti (patentini, revisioni, certificati medici ect) dando la possibilità di assegnare un responsabile per ogni scadenza, indicando i parametri di notifica avviso. Il responsabile in base ai criteri indicati nel sistema invierà una mail di reminder al responsabile stesso.
Tramite la Gestione Terzisti è possibile assegnare ordini di lavoro ad aziende esterne o a singoli utenti esterni. Esistono infatti due tipologie di terzista in Appsistance: “utente individuale terzista“, cui vengono affidati interventi tecnici e “azienda terzista”, più autonoma, che, oltre a eseguire gli interventi affidati, può avere autonomia nel gestire ticket e interventi con i clienti del committente. Il terzista, con questo modulo, è completamente integrato nel processo di gestione utilizzando sia la parte di backoffice che la app Appsistance. L’azienda terzista potrà gestire più tecnici propri attraverso Appsistance. Naturalmente, la sua visione dei dati è limitata ai propri incarichi. Potrà gestire il proprio personale e i propri appuntamenti e avere accesso ai rapportini autorizzati. Il modulo azienda terzista è comprensivo di nr. 01 utente back office e nr. 01 utente app. mobile (tecnico). Se l’azienda terzista necessita l’utilizzo da parte di più tecnici, queste vanno indicate nelle app utente terzista aggiuntive.
Con il modulo accessi, il cliente può essere configurato come utente del sistema e avere accesso ad una schermata relativa ai propri dati e attività in corso.
Potrà inserire un nuovo ticket, gestire le matricole, i contratti, stampare i rapportini eseguiti, consultare la situazione dei problemi in corso.
Avrà inoltre la possibilità di confermare e/o rifiutare i rapportini eseguiti cambiando il loro stato e indicando una motivazione che verrà trasmessa all’azienda esecutrice dell’intervento.
Prima di fare la tua richiesta ti invitiamo a prendere visione della nostra Informativa sul GDPR EU 679/2016. Come sai l’Art. 13 del D.Lgs 196/2003 e gli Art. 13 e 14 del GDPR chiedono che tu sia informato sulla finalità del trattamento dei dati. La tua conferma di aver preso visione dell’Informativa è indispensabile per permetterci di rispondere alla tua richiesta
