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per un preventivo - SPAZIO DATI 100GB
- ANAGRAFICA CLIENTI
Gestione completa dei dati anagrafici. Localizzazione geografica del cliente tramite google maps. Definizione dei dati commerciali e informazioni di tipo amministrativo. Associazione di allegati. Possibilità di inserire più indirizzi per ciascun cliente differenziando l’indirizzo di ciascuna sede per tipologia.
- ANAGRAFICA PRODOTTI
L’anagrafica dei prodotti permette di definirne le caratteristiche quali codice, descrizione, caratteristiche fisiche, di approvvigionamento, di prezzo, di stoccaggio oltre a consentire di allegare foto per una definizione più chiara e completa.
- EMAIL DI ASSISTENZA
Con la configurazione di uno o più indirizzi email si possono stabilire dei canali diretti di comunicazione fra i clienti e i diversi team di assistenza.
I diversi indirizzi corrispondono ad altrettanti gruppi di lavoro. Questa suddivisione permette un’efficiente gestione della richiesta del cliente da parte del team preposto a gestire la specifica tipologia di assistenza.
- GESTIONE TICKET ASSISTENZA
Una volta presi in carico dal team di assistenza, la gestione della richiesta permette di tracciare le comunicazioni verso il cliente, di fare gli addebiti, di modificarne lo stato stesso. Tutte le operazioni effettuate rimangono memorizzate e consultabili anche una volta che la chiamata è stata chiusa diventando così un archivio storico delle richieste del cliente.
- APERTURA TICKET VIA WEB
È possibile abilitare alcuni o tutti i propri clienti in anagrafica all’accesso ad un portale Web per l’inserimento di richieste d’intervento che andranno ad accodarsi automaticamente alla lista dei Ticket da evadere. Sempre attraverso il portale, il cliente ha la possibilità di monitorare lo status di lavorazione delle proprie richieste.
- GESTIONE CALENDARIO ATTIVITÀ
Il calendario degli impegni (“meetings”) consente di avere una visione complessiva delle risorse impegnate con viste giornaliere, settimanali o mensili.
- COLLEGAMENTO CON GOOGLE CALENDAR
Google calendar permette una facile gestione degli appuntamenti e in generale dell’utilizzo delle risorse comuni quali sale riunioni, auto aziendali, attrezzature.
Unito alla funzione “meetings” permette la visibilità degli appuntamenti pianificati con viste giornaliere, settimanali o mensili.
- TIMBRATURA VIRTUALE
Grazie all’applicazione Mobyx la tradizionale timbratura con cartellino o badge viene superata. È possibile effettuare la timbratura presso i clienti con la rilevazione di una o più reti wifi predefinite o tramite geolocalizzazione su varchi di accesso predefiniti e con una tolleranza impostabile.
- CHECK LIST AZIONI
Questo modulo consente di configurare in modo parametrico un elenco di domande la cui risposta può essere di tipo si/no, un testo, un numero, una scelta singola o multipla fra un insieme di possibili risposte e di associarlo ad un Ordine Di Lavoro per ritrovarlo nel rapportino da compilare all’atto dell’intervento. È possibile configurare una serie di checklist per associarle in modo opportuno alle diverse tipologie di intervento da effettuare.
- ORDINI DI LAVORO
Gli ordini di lavoro consentono di pianificare data, ora di intervento e di indicare un responsabile e i suoi collaboratori. Interfacciati col calendario e la app di gestione del rapportino, consentono la gestione completa degli interventi presso i clienti.
- PREVENTIVAZIONE INTERVENTI
Il tecnico che effettua un intervento dal quale scaturisce la necessità di sostituire pezzi non previsti o di effettuare interventi impegnativi, genera, su richiesta, il coinvolgimento del commerciale per redigere il preventivo d’intervento, indicando materiali e lavorazioni necessarie come specificato dal tecnico nel rapportino iniziale. Il preventivo accettato integra i dati dell’offerta nell’ordine di lavoro originale o ne genera uno nuovo.
- INCARICHI VIA EMAIL
I tecnici incaricati di un intervento possono ricevere sul loro smartphone i dettagli degli interventi da eseguire in modo efficiente e completo , rendendo superflue comunicazioni telefoniche o verbali.
- PROCESSO DI VALIDAZIONE DELL'IMPEGNO
Il gestore degli interventi può ricevere conferma o rifiuto da parte dei tecnici interessati all’invito spedito.
- RAPPORTINO DIGITALE
Con una semplice interfaccia questa funzionalità consente di gestire le note relative agli interventi effettuati con spazi riservati alle osservazioni del cliente, gli orari di inizio e fine attività, le firme elettroniche del tecnico e del cliente oltre alla possibilità di immediato invio via email al cliente del rapportino stesso.
- RENDICONTO ORE
La memorizzazione delle ore inserite nei rapportini consentono una facile consuntivazione del tempo impiegato per svolgere un determinato lavoro che si può articolare anche su più interventi.
- RENDICONTO MATERIALI
Questa funzionalità permette di gestire un elenco di materiali che il tecnico deve portare e/o utilizzare durante l’intervento. I materiali potranno eventualmente essere lasciati dal cliente per essere successivamente fatturati.
- ALLEGATI GOOGLE DRIVE
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- GESTIONE CONTRATTI
Inserire un contratto significa gestire tutte le informazioni di natura amministrativa e tecnica che regolano il rapporto fra cliente e fornitore definendo le tempistiche dei singolo servizio previsto durante la durata del contratto. Oltre alla data di inizio, di fine, del tempo necessario alla disdetta e al tipo di rinnovo, si gestiscono gli impianti/apparecchiature oggetto del contratto e i periodi in cui gli interventi su tali apparecchiature sono pianificati.
A fine contratto è gestito il rinnovo automatico con storicizzazione del contratto appena scaduto. La storicizzazione consente di mantenere l’integrità delle informazioni storiche legate al periodo contrattuale archiviato.
- DEFINIZIONE IMPIANTI
Per impianti si intendono apparecchiature di diversa complessità, da un semplice termometro ad un impianto di condizionamento o refrigerazione con molteplici componenti che devono essere elencati con le loro caratteristiche. Il modulo consente di descrivere nei dettagli le strutture più complesse per una completa definizione degli elementi oggetto della manutenzione periodica.
- PROGRAMMAZIONE
Lo schema degli interventi per ciascun periodo è definibile mese per mese associando al periodo gli impianti oggetto dell’intervento e il tipo di intervento. Una volta definito lo schema, la generazione degli Ordini Di Lavoro è automatica e si può effettuare per un insieme di clienti selezionato, per un cliente o tutti i clienti. Successivamente si procede alla loro pianificazione associando a ciascun ODL una data, una durata, un responsabile e i tecnici di supporto per ciascun intervento.
Col calendario è possibile avere una vista aggregata dell’impegno di ciascun tecnico e delle altre risorse configurate ( furgoni, attrezzature…).
- GESTIONE ATTREZZATURE
Per attrezzature si intendono strumenti, mezzi di trasporto e in generale ogni tipo di risorsa utilizzabile nel corso degli interventi, la cui disponibilità deve essere programmata per gestire in modo efficiente l’insieme degli interventi. Al pari delle risorse umane, l’impegno di ciascuna risorsa sarà visualizzabile nel calendario che permette la visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile di ogni tecnico/attrezzatura.
- GESTIONE MAGAZZINO
I materiali di consumo e i componenti utilizzati come ricambi, possono essere caricati a magazzino con il processo che ha inizio dall’ordine a fornitore, passa per il carico del ddt di consegna che sarà controllato a fine mese con le fatture che i fornitori ci inviano per valorizzare il costo corretto. Il rapportino di intervento consente lo scarico dei prodotti utilizzati, generando su richiesta anche il Ddt (documento di trasporto) verso il cliente. Il magazzino fornirà la situazione di giacenza visibile sia al tecnico dalla sua App che all’amministrazione dal portale.
- FATTURAZIONE
Una specifica funzione di fatturazione provvederà a generare le fatture degli interventi e dei materiali consumati. I parametri di vendita impostati nel contratto stabiliscono le regole e i valori di fatturazione per quel contratto. I parametri impostati nel cliente stabiliscono le regole di fatturazione ed i listini da utilizzare per gli interventi fuori contratto.
- PRODUZIONE FILE XML
Già adeguato all’obbligo di Fatturazione Elettronica, nella sua versione Enterprise, Appsistance è in grado di produrre la fattura in formato XML.
- PAY PER CALL PREPAGATI
È possibile gestire un pacchetto di minuti di assistenza prepagati e consumarli con i singoli interventi telefonici di assistenza addebitando i minuti spesi di volta in volta.
