Software per la gestione delle manutenzioni esterne

Perché ottimizzare il lavoro fuori sede, le installazioni e le manutenzioni esterne

Le manutenzioni esterne e il lavoro fuori sede sono una parte cruciale delle operazioni di molte aziende e imprese artigiane, dagli installatori agli idraulici, dai manutentori degli impianti di refrigerazione ai posatori di pavimenti. Tuttavia, gestire efficacemente queste attività può essere un compito impegnativo, pieno di insidie e inefficienze, che si traducono in perdita economica, fatture sottostimate o preventivi che creeranno problemi. Ecco perché sempre più aziende e artigiani – a prescindere dalla loro dimensione – si affidano a software di gestione delle manutenzioni esterne per semplificare il loro lavoro, ridurre sprechi e costi, risparmiandosi brutte sorprese e perdite economiche.

Indice dei Contenuti

Perché adottare un software per la gestione delle manutenzioni esterne

Lavori fuori sede, in cantiere o da clienti, per installazioni o lavori bordo macchina: ecco le ragioni per adottarlo e un elenco di settori e attività in cui è sempre più diffusa l'adozione di un software per la gestione delle manutenzioni esterne

Anche se solitamente sono le medie e grandi imprese a dotarsi di software per la pianificazione, il controllo e la rendicontazione puntuale delle attività fuori sede, sempre più artigiani e piccole e medie imprese – in particolare quanti lavorano in cantieri o sono impegnati in appalti – ma anche quelli che operano per l’utenza privata o prestano manodopera (body rent) ai proprio clienti – stanno adottando gestionali che abbiano moduli per la gestione delle manutenzioni esterne. Eseguono tutti assistenze e manutenzioni? La risposta è no, ma i migliori software per gestire questo genere di attività sono generalmente costosi MWM o FSM, che hanno anche più funzioni del necessario. 

Ecco , dunque, che i software gestione assistenze e installazioni, sono un buon entry point per iniziare a organizzare in modo preciso e vantaggioso le attività. Sono  dotai, infatti, di applicazioni per smartphone, di moduli per la pianificazione delle attività e dei rapportini di lavoro elettronici, per la rendicontazione e la fatturazione elettronica. Come vedremo, dotarsi di tali strumenti da affidare ai dipendenti che si occupano dell’assistenza tecnica, delle installazioni e del lavoro fuori sede è oggi una scelta obbligata per stare sul mercato ed essere competitivi.

I Problemi Principali

  • Pianificazione inefficace
  • Difficoltà nel controllo dei dipendenti
  • Gestione delle risorse (persone, materiali, mezzi)
  • Difficoltà a rispettare le scadenze
  • Controllo della qualità
  • Gestione delle attrezzature
  • Mancata gestione della manutenzione preventiva
  • Gestione delle emergenze
  • Complessità degli impianti (impianti, macchine, apparecchiature, matricole, componentistica)
  • Reperibilità della documentazione
  • Gestione di molteplici strutture
  • Comunicazione con i clienti

I Settori Coinvolti

  • Installatori (Bordo Macchina)
  • Idraulici
  • Elettricisti
  • Termotecnici
  • Facility Management (manutentori di locali)
  • Posatori di mavimenti e mattonelle
  • Cantieri edili
  • Pittori e imbianchini

Approfondisci i problemi dei singoli settori

I due principali problemi che un software per le manutenzioni esterne può risolvere

Una mancata gestione dei tempi può portare a conseguenze molto gravi che si traducono non solo e non tanto in un danno contingente, ma anche in un danno futuro, che a lungo andare porta le aziende ad affrontare il fallimento.

Preventivi persi

Causa: inefficienza organizzativa

La mancata rendicontazione passata, l’assenza di uno strumento di gestione e controllo delle attività di manutenzione esterne o dei lavori fuori sede, causano una distorsione nella percezione dei costi reali. Se un’impresa è in balia di dati inesatti, di una mancanza di controllo sulle attività o, ancor peggio, di entrambe le problematiche, corre due grossi rischi. Il primo rischio è quello di non fatturare abbastanza per coprire i costi. L’altro rischio è quello di presentare preventivi troppo gonfiati e di perdere i clienti e i prospect che rifiuterebbero le proposte per affidarle ad altri.

Lavori sottopagati

Causa: mancata rendicontazione

Ritardi, sovrapposizioni di attività e inefficienze nell’utilizzo delle risorse, possono generare costi che superano quelli preventivati e si traducono in una perdita economica. Questo rischio si annida sia quando si fanno preventivi sottostimati perché non si dispone di informazioni precise sui lavori pregressi, sia perché non si usa un software per  la gestione delle manutenzioni esterne.

I Gravi Pericoli della Mancata Gestione dei Tempi

Come abbiamo visto, dunque, nell’immediato, non disporre di un sistema di monitoraggio può causare un’errata valutazione dei seguenti aspetti:

  • costi non imputati al cliente (ore, ma anche materiali, spostamenti, vitto, alloggio e ogni altro aspetto legato alla trasferta);
  • costi del personale (sovrapposizioni, straordinari non necessari, mancata gestione di ferie e permessi, turnazioni, ecc.).

Poiché la formulazione di nuove proposte ai clienti (e l’elaborazione del preventivo) spesso si basa sull’esperienza pregressa – e sul ricarico o sul mark up dei costi dei materiali, che affronteremo in seguito – una mancata gestione dei tempi può portare a due scenari.

  1. Se i dati storici su cui ci basiamo fossero sottostimati nel numero di ore o nella quantità e valore dei materiali – per incuria nella rendicontazione, o lavori inficiati da anomalie, causate da problemi di cui non si è tenuta traccia, fattureremmo meno di quanto sarebbe corretto, con il rischio anche di non coprire i costi.
  2. Se, invece, dovessimo prestare fede a rendiconti in cui, a causa di inefficienze organizzative e mala gestio , rientrassero nelle attività i giri a vuoto, o i tecnici mandati in numero superiore al necessario, allora il rischio sarebbe quello di fare preventivi gonfiati o, nel caso in cui non si facessero preventivi, esporsi a lavori che non verranno pagati.

La Comunicazione con i Clienti

La comunicazione efficace con i clienti può essere una sfida, specialmente quando si tratta di inviare aggiornamenti sugli interventi, rispondere alle loro richieste e gestire le loro aspettative. Una comunicazione carente può portare a fraintendimenti, insoddisfazione dei clienti e a contenzioni. Ecco perché è essenziale il software gestionale delle manutenzioni esterne consenta una comunicazione in tempo reale e una gestione deocumentale fluida.

Quali sono gli altri problemi da risolvere?

Anche se non in modo esaustivo, passiamo brevemente in rivista i principali problemi che affliggono aziende e artigiani, a volte a loro insaputa.

Pianificazione inesistente o inefficace

Coordinare le attività di intervento su diverse opere e cantieri può essere complesso e generare disorganizzazione. Anche quando si esegue una commessa singola per volta, la gestione ottimale delle tempistiche può rivelarsi tutt’altro che semplice. A cascata, i problemi che si riscontrano in una commessa si trasmettono a tutto quanto segue.

Difficoltà nel monitoraggio

Seguire lo stato dei lavori su vari progetti richiede tempo e risorse. Si corre ai ripari con strumento che non hanno log, né tengono ordinate le informazioni. Si ricorre al telefono, ai messaggi su WhatsApp, a email in cui si mettono in copia troppe persone, tra clienti, fornitori, committente e collaboratori.

Motivi per l'utilizzo del software

Pianificazione centralizzata. Il software consente di pianificare e assegnare interventi in modo efficiente. Permette di gestire uno scadenziario, una timeline flessibile con visualizzazioni di giorni, settimane e mesi, dove è possibile verificare gli impegni dei tecnici, interni od esterni. Tiene traccia degli impegni in essere e di quelli programmati. Consente la comunicazione diretta con i tecnici grazie all'app.
Schedulazione e riepiloghi. Il software registra tutte le attività, semplificando il monitoraggio e lo scambio di documentazione. Agevola, inoltre, la comunicazione multicanale.

Sprechi per mancata gestione delle risorse

Coordinare manodopera, attrezzature e materiali su un cantiere può essere complicato. Anche piccoli scostamenti e mancanze, se vengono reiterate per giorni, possono causare gravi ammanchi.

Scadenze e penali

 Rispettare i tempi di consegna è cruciale per il successo del progetto e la soddisfazione del cliente. Spesso negli appalti e nei contratti esistono anche penali da dover onorare nel caso di mancata consegna nei tempi prestabiliti.

Motivi per l'utilizzo del software

Assegnazione degli incarichi. Coordinare manodopera, attrezzature e materiali su un cantiere può essere complicato. Il software facilita la comunicazione tra team e responsabili, la verifica delle disponibilità, la richiesta di impegni e la gestione delle squadre esterne (anche dei subfornitori e terzisti).
Scadenziari dinamici. II software per la gestione dei manutentori e di quanti eseguono, per conto dell'azienda, lavori fuori sede, sono dotati di sistemi incrociati di notifiche push e alert. Da un lato il responsabile della pianificazione dispone di un cruscotto dove riceve segnalazioni sia delle scadenze delle attività programmate, sia richieste da parte dei clienti. Dall'altro lato, sull'app, capo squadra e tecnici, ricevono notifiche e informazioni sui loro impegni. A loro volta anche i tecnici possono comunicare internamente con il responsabile per segnalare esigenze sopravvenute dal cliente (un guasto rilevato, ad esempio) e anche eventi di natura personale (un ritardo per incidente, la richiesta di permesso, ecc.)

Grandi differenze nella qualità dei lavori eseguiti

Mantenere standard elevati nei lavori eseguiti è un prerequisito per svolgere in tempi certi e costi vantaggiosi gli interventi tecnici. Questo diventa una sfida soprattutto quando si inseriscono nuovi dipendenti (sia lavoratori esperti che per la prima volta vanno da un cliente nuovo, sia apprendisti che devono ancora maturare una solida professionalità).

Costi esosi delle attrezzature

Monitorare e manutenere gli strumenti è essenziale per mettere il personale nelle condizioni di operare al meglio. Se questo non avviene si aumentano i tempi di esecuzione delle attività e si rischia, inoltre, di aumentare i costi per l’acquisto di attrezzature perse, sottratte in cantiere, o irreparabilmente danneggiate per incuria, senza poter risalire al responsabile.

Motivi per l'utilizzo del software

Checklist e ispezioni. Checklist, procedure definite step by step, istruzioni operative integrate nel mansionario, documentazione e storico degli interventi. Un software per la gestione delle manutenzioni esterne dispone di questi utili ausili per rendere più efficienti ed efficaci gli interventi tecnici.
Tracciabilità. Il software registra l’uso e l'assegnazione delle attrezzature, la destinazione e l'operatore che le ha in uso, individuando il responsabile. Questo genera maggiore attenzione nel disporre delle attrezzature stesse e sensibilizza sul loro stato di usura.

Impreparazione nelle emergenze

Quando si opera fuori sede, magari anche in trasferte all’estero, a volte si riscontrano difficoltà di reperimento di materiali o informazioni. Se poi, rispetto al lavoro che siamo andati a fare, il cliente ci sollecita altre attività, o si presentono nuovi imprevisti, guasti o emergenze, se non si dispone di un sistema di gestione degli imprevisti, si può incappare in problemi. Ad esempio i tecnici in loco non sono preparati, i tempi si allungano e i costi lievitano anche a causa di incertezze e inefficienze. Non sempre i clienti sono disposti a pagare tutti questi costi.

Difficolta a proporre altri lavori

Quando i nostri tecnici sono dal cliente, agiscono non solo come tecnici. Rappresentano l’azienda in ogni suo aspetto, comunicano con il cliente, ascoltano le sue esigenze e, cosa molto importante, possono rilevare bisogni e proporre soluzioni che aumentano le opportunità di vendita per noi. Se i tecnici, però, non conoscono il pregresso, analogie con altri clienti a cui si è proposto con successo delle migliorie, fanno fatica ad essere propositivi.

Motivi per l'utilizzo del software

Service Desk. Un software destinato alla gestione della manodopera sul campo, dispone anche di strumenti di Service Desk (o Help Desk). Si tratta di validi ausili per classificare e organizzare emergenze e richieste urgenti. Il sistema dispone di più canali con cui aprire quelli che si definiscono ticket di assistenza e offre una panoramica e il controllo delle azioni da intraprendere, gestendo, nel contempo, le attività già in essere e le persone in mobilità.
Accesso a ricambi e archivio storico. Con un software è semplice tenere traccia delle soluzioni adottate per risolvere problemi simili. Le procedure vengono storicizzate e periodicamente verificate. I tecnici hanno, inoltre, la facoltà di accedere al magazzino e vedere ricambi disponibili per intervenire proponendo migliorie.

Rendicontazione imprecisa

La rendicontazione è un aspetto fondamentale. Da essa dipende il corretto controllo dei costi, la corretta imputazione al cliente degli interventi tecnici, l’ottimale gestione dei riordini a magazzino e del foglio presenze dei dipendenti. Da essa dipende anche il processo amministrativo della fatturazione, quello degli acquisti e delle vendite e persino quello della gestione delle commesse. Avere sempre riepiloghi esaustivi è un’impresa, averli poi già digitalizzati e pronti all’uso per le paghe, la fatturazione e gli acquisti è spesso una chimera.

NOTA: Alcuni software come Appsistance dispongono della virtualizzazione della timbratura geolocalizzata.

Documentazione introvabile

Schemi, manuali, distinte base, capitolati. Sono molte le risorse che è sempre meglio tenere a portata di mano. Spesso accade che debbano essere condivise, che siano su carta, che vengano dimenticate, in sede o da un cliente dall’altra parte della città.

Motivi per l'utilizzo del software

Rapportini di lavoro. Un buon software per la gestione del lavoro e le manutenzioni esterne ha tra i principali obiettivi, la facilitazione della rendicontazione. I Rapportini di lavoro digitali, compilabili da smartphone e tablet, sono uno strumento imprescindibile. Con essi si raccolgono ore, materiali, annotazioni, foto, scontrini e ogni elemento che è entrato in gioco nell'espletamento del lavoro.
Accesso a documenti su cloud. Con un software cloud diventa facile accedere - anche offline - a tutta la documentazione necessaria. È inoltre facile condividerla, mandarne altra non archiviata, agevolando i tecnici nelle loro operazioni.

Settori e problemi specifici

Posatori di pavimenti, mattonelle e parquet

Miglior soluzione: Rapportino di lavoro

Queste imprese devono affrontare problemi come la pianificazione delle manutenzioni e la gestione degli ordini di lavoro. Un software dedicato può aiutarle a organizzare facilmente gli interventi e a tenere traccia dello stato delle attività.

Imprese che operano nell'edilizia

Miglior soluzione: Field Service Management

I cantieri edili spesso devono coordinare molteplici fornitori e risorse, oltre a dover gestire la manutenzione di macchinari e attrezzature. Un software di gestione delle manutenzioni esterne può aiutare le imprese e gli artigiani che operano nell’edilizia a pianificare in modo efficiente gli interventi e a mantenere controllati i tempi di lavoro.

Pittori e imbianchini

Miglior soluzione: Rapportino di lavoro

Questi artigiani possono affrontare problemi come la gestione delle scadenze e la comunicazione con i clienti. Un software dedicato può aiutarli a tenere traccia dei progetti in corso e a inviare aggiornamenti automatici ai clienti. Se l’impresa ha più di due dipendenti, inoltre, il software può fornire ausilio per la gestione delle attrezzature e anche per il riordino dei materiali.

Idraulici

Miglior soluzione: Service Desk / FSM

Gli idraulici devono gestire una vasta gamma di compiti di manutenzione e riparazione, spesso in risposta a emergenze. Un software di gestione delle manutenzioni esterne può aiutarli a pianificare gli interventi in modo efficiente e a, allo stesso tempo, a rispondere rapidamente alle richieste dei clienti. Un software completo consentirebbe loro la gestione documentale e anche l’integrazione con il gestionale.

Manutentori degli impianti di refrigerazione

Queste imprese devono garantire il corretto funzionamento degli impianti di refrigerazione e, in particolare, devono comunicare le condizioni dei gas fluorurati. Un software dedicato può aiutarli a monitorare lo stato degli impianti e a pianificare le operazioni di manutenzione preventiva. Può inoltre tenere lo storico delle manutenzioni fatte e gestire i canali di comunicazioni interni – con il gestionale ad esempio – ma anche esterni, come con il cliente e la Camera di Commercio.

Installatori

Miglior soluzione: Field Service Management

Gli installatori devono gestire l’installazione e la manutenzione di una vasta gamma di apparecchi e attrezzature. Un software di gestione delle manutenzioni esterne può aiutarli a individuare matricole si cui intervenire, reperire la documentazione tecnica da seguire, considerare componentistiche e ricambi.

Manutentori elettrici

Miglior soluzione: Field Service Management

Gli elettricisti devono gestire una vasta gamma di compiti di manutenzione e riparazione degli impianti elettrici. Un software di gestione delle manutenzioni esterne può aiutarli a mantenere traccia delle attività in corso e a pianificare gli interventi in modo efficiente.

Facility Management

Miglior Soluzione: Mobile Workforce Management

Queste imprese  devono gestire una vasta gamma di compiti di manutenzione e riparazione all’interno di un edificio o di una struttura. Un software dedicato può aiutarli a pianificare gli interventi in modo efficiente e a tenere traccia dello stato delle attività. Può aiutare a configurare operazioni di routine, mostrate con checklist agli incaricati, e ad offrire alle squadre degli operatori – in particolare al team leader – strumenti per la gestione flessibile degli imprevisti. 

Termotecnici

Miglior soluzione: Field Service Management

I Termotecnici hanno competenze articolate e devono garantire il corretto funzionamento degli impianti termici e anche il rispetto delle normative.

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