Come scegliere il software gestionale per impiantisti e installatori

Il mondo del software gestionale per impiantisti e installatori

Primo: valutare il tipo di manutenzioni e installazioni che vengono effettuate dai tecnici della nostra azienda

Abbiamo visto in questo approfondimento sulle tipologie di software per manutenzioni e interventi tecnici, come, a seconda degli specifici casi d’uso, la scelta del software possa variare notevolmente.

Se sono prevalenti gli interventi da remoto o se i tecnici e manutentori devono raggiungere il luogo dov’è collocato l’impianto o l’edificio da manutenere.
Se la manutenzione è prevalentemente interna agli stabilimenti aziendali sui propri asset, o se riguarda l’assistenza clienti.
Se questi clienti sono acquirenti di nostre apparecchiature, impianti o macchinari, o se il nostro è un centro di assistenza autorizzato dai costruttori.
Ancora si deve considerare la frequenza degli interventi sullo stesso macchinario (poniamo, ad esempio, una stampante o una caldaia, un climatizzatore o un impianto di refrigerazione oppure un impianto ad olio).
Dobbiamo valutare se e quanto queste attività di manutenzione implichino l’utilizzo di ricambi, manodopera e materiali di consumo.
Si deve, infine, considerare se per svolgere le attività di manutenzione e assistenza vengano coinvolti anche altri attori come terzisti, call center in outsourcing e subcontractor (subfornitori e terzisti).

Secondo: valutare il settore e le caratteristiche peculiari in cui opera e la nostra azienda

Valutare, dunque, quale strumento sia il più adatto alle esigenze della nostra azienda non è semplice. A ciò si aggiunga il fatto che i diversi settori industriali possono avere delle peculiarità. Ad esempio il mondo della refrigerazione ha la necessità di misurare il gas fluorurato e comunicarlo alla banca dati F-Gas. Decidere quale soluzione si attagli meglio al proprio settore è dunque un processo che deve affiancarsi al primo.

Per riassumere brevemente le categorie in cui possono essere – in via del tutto funzionale e non esaustiva – raggruppati le soluzioni software per la gestione dell’assistenza ai clienti e delle manutenzioni, abbiamo individuato:

I Field Service Management (FSM).
I Computerized Maintenance Management Software (CMMS).
Gli Enterprise Asset Management (EAM).
I Facility Management Software o Computer Aided Facility Management (CAFM).
I Mobile Workforce Management (MWM).
Software per il Service Desk e Il Customer Service.
Software per i Customer Engagement (ITSM).
Software per il Business processing outsourcer (BPO).
Gestionali con moduli verticali per gestire le assistenze tecniche e le trasferte.

Come sempre, la cosa migliore da fare quando si deve scegliere una nuova soluzione software è costruire una mappa particolareggiata del nostro posizionamento e sovrapporla alla mappa di quello che offre il mercato.

Secondo Gartner®, nel 74% dei casi, l'implementazione di nuovi sistemi in azienda, fallisce per difficoltà dovute alla loro adozione da parte del personale.

Riportando un dato, divulgato da IBM, Forbes rivela che l'84% dei progetti di adozione delle nuove tecnologie, fallisce per quattro ragioni: (1) mancanza di una strategia chiara; (2) mancanza di leadership; (3) scarsa volontà di cambiare da parte del personale e (4) focus sul lancio e non sull'utilizzo.

La mappa non è il territorio… nemmeno quando si sceglie un software

Dobbiamo essere consapevoli che spesso, sul mercato, si trovano soluzioni che non sembrano affatto rispecchiare le esigenze che il nostro quotidiano ci presenta. Certi software per manutenzione e assistenza sembrano sovradimensionati, a volte con funzioni di cui non comprendiamo nemmeno il nome o il senso.

Potremmo dire però che la sfera delle applicazioni ruota intorno a un asse principale. Ad un’estremità di questo asse vi sono i software aperti, proposti da medie e piccole software house che consentono elasticità e massima possibilità di personalizzazione. All’estremità opposta vi sono, invece, delle soluzioni molto complesse, piuttosto rigide, che offrono moltissime funzionalità a patto, però, di adottare le procedure con cui sono state progettate. Questi processi e le logiche che vi sono sottese, sembrano lontane dal modo in cui operiamo noi.

Come scegliere un buon compromesso

La tentazione sarebbe quella di rivolgerci a chi ci dà una soluzione disegnata sulle nostre specifiche esigenze e abitudini (tailor made, come si dice ormai in gergo). Sposare quest’orientamento, però, spesso è un salto nel vuoto per due ragioni:

LA NOSTRA AZIENDA NON È DEL TUTTO DIFFERENTE. Non è detto che il nostro modo di affrontare la gestione delle installazioni, delle trasferte e delle manutenzioni sia ottimale. Spesso le procedure adottate sono il frutto di un accomodamento continuo del modo in cui la nostra azienda è cresciuta, non di una riflessione attenta su come rendere efficiente l’attività. Sviluppare il software adeguandolo a procedure inefficienti, significa semplicemente consolidare un gap nei confronti della concorrenza.
LE AZIENDE NON VIVONO NEL VUOTO. Le soluzioni pensate partendo dalle personalizzazioni, scontano spesso il difetto originario di non essere pensate per essere scalabili e quindi resilienti di fronte ai cambiamenti del mercato.
SOLO PAGANINI NON RIPETE. Quando acquistiamo un gestionale nuovo, dobbiamo essere consapevoli che non si tratta di un semplice acquisto, ma di un processo. Pensate che qui si alluda alla configurazione, alla migrazione o all’implementazione? Solo in parte, queste sono fasi tutt’altro che semplici, ma la vera sfida è l’adozione del software da parte del personale. Come ricorda Forbes, citando IBM, l’84% dei progetti di digitalizzazione fallisce proprio a causa della mancanza di formazione e attuazione. Un altro studio riportato da eLearning Industry, che cita Gartner®, nel 74% dei casi il cambiamento organizzativo e le sue resistenze, sono alla base dei problemi che si riscontrano quando si adottano nuovi software

Cosa fare dunque? Si dovrebbe cercare un punto di equilibrio, da un lato guardare alle best practice che sono state implementate dai software più performanti. Dall’altro è necessario valutare quali procedure, messe in atto dalla nostra attività, siano peculiari e performanti, perché così richiedono il settore o il prodotto/servizio che offre la nostra azienda.

Il Software Gestionale per Impiantisti

Giunti a questo punto, sarà dunque chiaro che non esiste la soluzione perfetta e che quando si guarda a un nuovo software pensato per impiantisti e installatori, questo deve poter rispondere a moltissime esigenze Se si tratta di un gestionale non si può lasciare niente al caso: amministrazione, commesse, preventivi, vendite, personale, manutenzioni, qualità e molto altro ancora. Per le PMI italiane e le aziende manifatturiere di casa nostra, spesso la scelta più indovinata è quella di rivolgersi a software house di dimensioni contenute, con prodotti rodati che siano già stati adottati da altre aziende simile alla nostra nel nostro settore. In questo modo avremo qualche garanzia in più.

Gestionale manutenzioni per Impiantisti e Installatori: cosa (e come) cercare

Inutile chiedere all’oste se il vino è buono. Anche le recensioni, spesso, nascondono delle insidie. Meglio partire valutando chi sono i clienti della software house che stiamo valutando. Generalmente esistono dei contratti con clausole di riservatezza, per cui non sempre è possibile

nomi dei clienti che hanno scelto e adottato il software.
Settore per cui il software sembra avere sviluppato delle soluzioni verticali.
Use case (casi d’uso) che mostrino problemi risolti e indicatori chiari, in percentuali e numeri assoluti.
Scalabilità della soluzione.
Moduli opzionali e possibilità di pagare per solo quel che serve.
Assistenza offerta sin dalle prime fasi (magari con un’autentica consulenza gratuita).

Si tenga presente che un software gestionale pensato per installatori e impiantisti, deve essere stato sviluppato per risolvere problemi comuni tra le aziende impiantistiche, come la gestione delle informazioni sui prezzi del materiale, la compilazione dei preventivi, la gestione delle scadenze e la supervisione dei cantieri e delle risorse in gioco (personale, attrezzature, flotta, ricambi, materiali, ecc.).

Alcune funzioni che proprio non dovrebbero mancare nel nostro gestionale per impiantisti e installatori

Il software dovrebbe consentire anche la gestione diretta del (e nel) cantiere tramite smartphone o tablet. Alcune funzionalità dovrebbero essere accessibili sembpre, anche quando non c’è campo e connettività. I collaboratori che si spostano nei cantieri devono poter sempre disporre di informazioni e devono poter raccogliere dati tramite i dispositivi (notebook, tablet, smartphone). Questo aspetto, che a prima vista sembra marginale, è di vitale importanza quando si devono gestire più squadre e più cantieri. È parimenti importante anche se si ha un solo tecnico impegnato in un intervento, perché da queste informazioni dipendono il rapportino di lavoro, la richiesta di ricambi, l’imputazione corretta delle attività, il controllo della completezza dell’assistenza o dell’installazione bordo macchina.

Ecco allora, che anche le funzioni di gestione del personale – non solo la pianificazione delle attività, ma anche la raccolta degli ingressi e uscite – diventano importanti.

Nella nostra esperienza – nelle installazioni di impianti elettrici soprattutto -sono strategiche anche la gestione dei preventivi, la gestione dei cantieri, il monitoraggio e l’imputazione corretta dei costi, la verifica degli scostamenti rispetto ai contratti.