Cos'è un CMMS Software?

Computerized Maintenance Management System

Partiamo dai primi della classe, dal rating assegnato da Gartner® per le soluzioni EAM (Enterprise Asset Management). Parliamo di EAM perché è in questa ampia categoria che rientrano anche i CMMS (Computerized Maintenance Management System). 

I due acronimi, spesso, vengono usati in modo alternativo, anche se  per Gartner® un CMMS è un EAM in versione ridotta. Si tratta di una soluzione su piccola scala (relativamente piccola), destinata a un singolo sito industriale – o a pochi stabilimenti – con funzionalità limitate nella gestione delle parti e nella pianificazione delle risorse. Come vedremo, non sempre un CMMS offre performance inferiori e comunque, di qualsiasi configurazione si tratti, svolge sempre un ruolo cruciale nel mantenere le operazioni e gli asset aziendali efficienti.

 

Indice dei Contenuti

La Gestione degli Asset Aziendali (EAM)

La gestione dei servizi di assistenza e manutenzione passa per la gestione degli asset aziendali. Un CMMS rappresenta un’innovativa applicazione business, fondamentale per i settori manifatturieri e per tutte quelle industrie che fanno un uso intensivo dei loro impianti, di macchinari e apparecchiature. 

Questa applicazione è progettata per ottimizzare la manutenzione e le riparazioni, garantendo un funzionamento efficiente degli asset, senza che si rischino fermi macchina e interruzioni nella produzione. 

Se l’EAM si concentra su soluzioni mirate per organizzazioni in settori ad alta intensità di asset, come le industrie manifatturiere, il settore ferroviario e quello energetico e delle utility, i CMMS sono diffusi ormai in molti settori e in aziende di dimensioni anche più contenute. 

Queste organizzazioni si avvalgono di CMMS per rispondere in modo efficace alle necessità di manutenzione, siano esse pianificate o in emergenza, come abbiamo visto nell’approfondimento dedicato ai diversi tipi di manutenzione.

CMMS e EAM: il rating di Gartner®

Come anticipato nell’introduzione, iniziamo passando in rivista alcune delle soluzioni che Gartner® vluta tra le più complete e interessanti. È da tenere in considerazione il fatto, che Gartner® non ne fa mai una questione di prezzo, però raffronta altri parametri per consigliare alle aziende quale specifico prodotto è il più indicato per loro:

  • Innanzitutto prende in consiederazione le dimensioni (in termini di fatturato) dell’azienda.
  • Combina, inoltre, questi dati con la facilità con cui si può essere seguiti da un partner del vendor a seconda della regione geografica in cui un’azienda si trova.
  • Suddivide, infine, e valuta l’adeguatezza della soluzione per i diversi settori industriali

 

Il metodo di classificazione di Gartner®

In breve, si può scegliere una fascia di fatturato, una regione geografica e un settore. 

In questo modo si individuano le soluzioni più adeguate per quella combinazione di fattori che meglio rappresentano la propri azienda. Per ciascun prodotto, si possono approfondire molti elementi, singolarmente quotati, e si possono leggere delle recensioni di terze parti.

Nella sua rassegna, Garnter® dedica anche delle schede (che alcuni chiamano battle cards) che raffrontano i prodotti a due a due.

Dove si posiziona Appsistance

Per amore di verità, la nostra soluzione Appsistance, non si configura come un EAM, e anche se vi si avvicina molto, è più affine a soluzioni di Field Service Management (FSM) che sono software per la gestione delle manutenzioni esterne e la gestione interventi tecnici e delle assistenze tecniche sul campo, sia su propri impianti (fotovoltaico, termoidraulico, refrigerazione, ecc.) sia su macchinari e apparecchiature installate da clienti.

Partendo da questi presupposti abbiamo sempre guardato, prendendole come benchmark, ad alcune grandi realtà del mondo IT e alle loro soluzioni, consapevoli che noi offriamo un software disegnato per le specifiche esigenze delle PMI Italiane. Tra quelli indicati da Gartner® – ai quali ne aggiungeremo anche un’altra che Gartner® colloca negli FSM  – questi sono i software CMMS che presentano particolare valore.  

IBM Maximo® Application Suite (di IBM®)

Maximo si presenta con una valutazione media di 4.3, ma ottiene il suo best score per la completezza delle funzioni (capabilities) che arriva a 4.4.

IBM lo descrive come «(…) una piattaforma EAM completamente integrata che fornisce i dati IoT giusti al momento giusto ai professionisti delle operazioni e della gestione degli asset, online o offline, consentendo ai tuoi team di andare oltre la manutenzione programmata e sfruttare appieno il vostro potenziale».

UpKeep Asset Operations Platform (di UpKeep)

UpKeep si distingue per il servizio di supporto che tocca le 4.6 stelle, ma in complesso la sua media è molto positiva e si attesta su un rating di 4.5,  mentre le funzioni (capabilities) riscuotono il voto più basso che è di 4.4.

UpKeep si focalizza sul ciclo della manutenzione e punta sull’offrire in una soluzione all-in-one i meglio di un CMMS, di un EAM e di un APM.

Come scrive nel suo sito si tratta di un Asset Operations Management che «(…) unisce dati su manutenzione, operazioni e affidabilità per aiutare i team a prendere importanti decisioni aziendali, con piena visibilità sull’intero ciclo di vita della manutenzione, della gestione delle risorse e delle operazioni.

IFS Cloud (di IFS)

IFS ha già implementato funzioni di IA avanzate. È certamente leader di settore e una soluzione completa e all’avanguardia.

Ciò che costituisce il suo punto di forza, però, è anche il suo tallone d’Achille, in quanto i rating lo penalizzano proprio per la difficoltà ad ottenere risposte alle richieste di supporto (rating 4.0) e la difficoltà nell’integrazione con le tecnologie già presenti in azienda (rating 4.2). 

IFS mette a disposizione un Report sui trend nel mondo dell’Enterprise Asset Management. Nel report si possono trovare alcune interessanti informazioni sui KPI che vengono più usati e sono più utili, sulle strategie per gli obiettivi di lungo periodo e sulle nuove tecnologie che consentono un vantaggio competitivo. IL report è gratuito, ma si deve compilare un form per richiederlo.

FieldAware

Field Service Management. Non ancora presente nel mercato italiano, né europeo.

FieldAware si presenta come una soluzione che «(…) mira a semplificarti la vita, in modo che tu possa essere più produttivo. Che si tratti di formazione pratica o di aiuto nell’identificazione delle aree di miglioramento, i nostri prodotti e i membri esperti del nostro team sono qui per aiutarti a ottenere il massimo dalle tue attività di assistenza sul campo».

FieldAware offre una soluzione dinamica, progettata per ottenere la massima produttività dai tecnici, fornendo al tempo stesso informazioni e report in tempo reale al back office. Lo strumento è facilmente integrabile con ERP e CRM.

CMMS, EAM o FSM... al centro l'erogazione del servizio

Appsistance si avvicina a FieldAware per due aspetti collegati del suo tipo di approccio:

  1. Si focalizza sulla gestione ottimale dei tecnici e degli interventi, mettendo al centro la loro interazione con i clienti, per aumentare la produttività e ridurre i costi.
  2. È scalabile ed efficiente, pensato per essere integrabile con le tecnologie già presenti.

 

Vi sono poi un terzo e quarto aspetto che lo caratterizzano.

  1. Consente, con account dedicati, protetti e con autorizzazioni di diverso livello, di far accedere alla suite anche i terzisti (subfornitori) e i clienti stessi.
  2. Appsistance consente molte parametrizzazioni che lo rendono flessibile e adattabile ai cambiamenti.

 

Aiutare le aziende che gestiscono operazioni di manutenzione a ridurre i costi, organizzare la manutenzione predittiva, gestire le richieste di assistenza, ottimizzando le attività di pianificazione e reporting, è uno dei principali scopi di un software per la gestione delle manutenzioni.

Grazie a un progetto realizzato con Gartner®, lo sviluppo di Appsistance si è concentrato nella realizzazione di funzioni che potessero avvicinarlo al Magic Quadrant™, nel quadrante Players.

In particolare Appsistance è stato indicato dagli analisti per alcune affinità con una soluzione presente nel mercato USA, ma non ancora arrivata in Europa, che è appunto FieldAware.

FieldAware è scelto soprattutto da piccole e medie imprese (il 67% dei suoi utilizzatori), per la semplicità di utilizzo e perché è ritenuto «good for small firm».

Secondo gli studi condotti da Jim Robinson e Kristian Steenstrup, nel futuro i software per la gestione delle assistenze sul campo, potranno inserirsi in quattro scenari. Le soluzioni rientreranno, a seconda degli aspetti preminenti a cui daranno daranno risposte, in quattro macro aree, individuate da due dimensioni.

Sull’asse delle ordinate, i software si distribuiranno sulla base della loro capacità di affrontare la complessità del servizio. Sulle ascisse, invece, i software si collocheranno in base alla loro capacità di garantire outcome operativi delle apparecchiature, sul versante della produttività e anche sulla loro resa finanziaria.

Equipment Centric

Quest’area sarà presidiata da software che hanno la capacità di gestire servizi complessi, ma ancora sono ancora concentrati sulla programmazione della manutenzione e degli asset.

Outcome Centric

Si tratta di software completi che vanno oltre la gestione della manutenzione e offrono servizi evoluti sia per l’interazione con i macchinari, ma soprattutto per fornire dati sulla produttività e gli aspetti finanziari.

Appointment Centric

In quest’area si collocheranno i CMMS e i FSM che avranno ancora come scopo principale la gestione efficiente dei tecnici e delle attività di assistenza sia da remoto che nei presidi.

Knowledge Centric

Qui si collocheranno i CMMS che avranno sviluppato una consistente capacità di interagire con i macchinari e gli impianti per raccogliere e gestire le informazioni, in modo da offrire analisi predittive.

CMMS o EAM Appsistance è di più, un FSM

Breve excursus storico dei CMMS

Un software CMMS (acronimo di Computerized Maintenance Management System, in italiano Sistema Computerizzato di Gestione della Manutenzione) è, dunque, una soluzione gestionale progettata per ottimizzare la manutenzione aziendale.

Dagli esordi negli anni ’60, i software CMMS hanno evoluto significativamente, offrendo oggi una vasta gamma di funzionalità avanzate per la gestione della manutenzione di impianti, attrezzature e interi edifici.

Grazie alla tecnologia Cloud e al modello SaaS (Software as a Service), i sistemi CMMS moderni sono diventati strumenti essenziali e intuitivi, fondamentali per l’ottimizzazione dei processi di manutenzione in tutti i settori industriali.

I CMMS sono passati, dunque, da strumenti semplici per la gestione della manutenzione a sofisticati sistemi integrati che fanno parte dell’ecosistema EAM, sfruttando le tecnologie più avanzate per ottimizzare la gestione delle risorse aziendali.

 

L’Alba dei CMMS (Anni ’60) 

Le origini dei Sistemi di Gestione della Manutenzione Assistita da Computer (CMMS) risalgono agli anni ’60, un periodo caratterizzato dall’ascesa dei computer. Questi primi CMMS erano rudimentali, focalizzati principalmente sulla gestione della manutenzione preventiva e sul monitoraggio delle riparazioni. Le grandi aziende con risorse IT significative svilupparono queste soluzioni proprietarie per automatizzare e migliorare i processi di manutenzione precedentemente manuali e cartacei.

Evoluzione e Diffusione (Anni ’70 e ’80) 

L’espansione dei mainframe portò a un’evoluzione dei CMMS in sistemi più sofisticati, capaci di gestire una maggiore quantità di dati e di offrire funzionalità aggiuntive come la gestione delle scorte e la pianificazione delle risorse. Inoltre, i software iniziarono a sviluppare interfacce più user-friendly e funzionalità di reportistica avanzata, rendendo i dati di manutenzione più accessibili e utili per i responsabili della manutenzione.

 

L’Era dei PC e delle Reti (Anni ’90) 

L’avvento dei personal computer e delle reti locali permise una maggiore distribuzione e accessibilità dei CMMS all’interno delle aziende. Questo portò a una riduzione dei costi e a una maggiore diffusione dei sistemi di gestione della manutenzione. Inoltre, si assistette a una crescente standardizzazione dei software CMMS, con soluzioni commerciali che iniziarono a dominare il mercato, offrendo pacchetti preconfigurati per diversi settori industriali.

Cloud Computing e Mobilità (Anni ‘2000)

L’avvento del cloud computing portò a una trasformazione radicale dei CMMS. Le soluzioni basate su cloud eliminarono la necessità di costose infrastrutture IT locali, permettendo alle aziende di accedere ai loro sistemi di manutenzione ovunque e in qualsiasi momento. Il modello di distribuzione SaaS (Software as a Service) rese i CMMS più accessibili alle piccole e medie imprese, grazie a costi iniziali ridotti e a una maggiore scalabilità. Inoltre, l’introduzione di dispositivi mobili e app permise ai tecnici di manutenzione di accedere e aggiornare i dati sul campo, migliorando l’efficienza e la tempestività delle operazioni di manutenzione.

 

Presente – Diffusione dell’EAM (Anni 2010)

I moderni CMMS si integrano sempre più con altre soluzioni aziendali come ERP (Enterprise Resource Planning), SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition) e sistemi IoT (Internet of Things). Questo permette una gestione centralizzata e automatizzata delle risorse aziendali. Secondo Gartner®, molti CMMS si sono evoluti in sistemi di Enterprise Asset Management (EAM). Gli EAM non solo gestiscono la manutenzione, ma ottimizzano l’intero ciclo di vita degli asset aziendali, dall’acquisizione alla dismissione. L’uso di analisi avanzata, machine learning e intelligenza artificiale permette di prevedere i guasti e ottimizzare la manutenzione preventiva, riducendo i tempi di inattività e i costi operativi.

 

Le principali funzioni di un EAM (o CMMS che dir si voglia)

Un sistema di Enterprise Asset Management (EAM) è un software complesso che offre una serie di funzionalità per ottimizzare la gestione degli asset aziendali. Questa che segue è un elenco non esaustivo – sebbene piuttosto articolato – delle principali funzioni di un EAM

  1. Anagrafica e gestione Tecnica degli Asset e delle Strutture: Catalogazione dettagliata degli asset aziendali e delle strutture, inclusi dati tecnici, ubicazione, condizioni e storico delle manutenzioni.
  2. Gestione delle Richieste di Intervento e Ticketing: Registrazione e tracciamento delle richieste di manutenzione, con funzionalità di help desk e ticketing per assegnare e monitorare gli interventi.
  3. Creazione degli Ordini di Lavoro: Creazione, assegnazione e monitoraggio degli ordini di lavoro, con dettagli sulle attività da svolgere, le risorse necessarie e i tempi previsti.
  4. Asset Management: Monitoraggio del ciclo di vita degli asset, dalla loro acquisizione alla dismissione, per ottimizzare l’utilizzo e il valore degli asset.
  5. Pianificazione della Manutenzione: Programmazione delle attività di manutenzione preventiva per minimizzare i guasti e massimizzare l’efficienza degli asset.
  6. Accesso al Magazzino e ai Ricambi: Monitoraggio delle scorte di ricambi e materiali, con funzionalità per gestire le ordinazioni e minimizzare i tempi di inattività dovuti alla mancanza di pezzi di ricambio.
  7. Gestione dei Fornitori: Gestione delle relazioni con i fornitori, inclusi contratti, ordini di acquisto e valutazioni delle performance.
  8. Gestione dei Documenti e Contratti: Archiviazione e gestione dei documenti relativi agli asset e ai contratti con i fornitori.
  9. Check-list di Manutenzione: Creazione e gestione di check-list per le attività di manutenzione, per garantire che tutte le operazioni necessarie siano eseguite correttamente.
  10. Monitoraggio dei Tempi e dei Costi di Intervento: Tracciamento del tempo e dei costi associati a ciascun intervento di manutenzione, per analizzare l’efficienza delle operazioni e identificare le aree di miglioramento.
  11. Rendicontazione degli Interventi: Creazione di rapporti dettagliati sugli interventi di manutenzione, inclusi i risultati, i problemi riscontrati e le azioni correttive intraprese.
  12. Controllo delle Prestazioni dei Sistemi: Monitoraggio delle prestazioni degli asset e identificazione di eventuali anomalie o tendenze preoccupanti.
  13. Integrazioni con gli Altri Sistemi Aziendali: Integrazione con altri sistemi aziendali, come ERP, SCADA e IoT, per una gestione centralizzata delle informazioni.
  14. Approvvigionamento delle Risorse: Gestione dell’acquisto e dell’assegnazione delle risorse necessarie per le attività di manutenzione.
  15. Report e Analisi dei Dati: Creazione di report personalizzati e analisi dei dati per supportare la presa di decisioni e l’ottimizzazione delle operazioni di manutenzione.
  16. Monitoraggio dei KPI: Tracciamento dei Key Performance Indicators (KPI) per valutare l’efficienza e l’efficacia delle attività di manutenzione.
  17. Root Cause Analysis: Analisi delle cause radici dei guasti per identificare e risolvere i problemi alla loro origine.
  18. App Mobile: Accesso ai dati e alle funzionalità del sistema tramite dispositivi mobili, per permettere ai tecnici di lavorare in modo efficiente sul campo.
  19. QR-Code: Utilizzo di QR-code per identificare rapidamente gli asset e accedere alle loro informazioni con un semplice scan.

Queste funzionalità, insieme ad altre, rendono un sistema EAM uno strumento indispensabile per le aziende che vogliono ottimizzare la gestione dei loro asset e migliorare l’efficienza delle loro operazioni di manutenzione.

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